手順書にする仕事を選ぶ

会議のあとの議事メモの整理は、毎回やる仕事です。ところが、AIに頼むたびに、出来が少しずつ違います。この回では、その理由を練習用の議事メモで確かめます。使うのは「Code」です。

Step 1：練習用の議事メモを、3つ作らせる

まず、練習の材料を作らせます。3つとも、別の人が別の書き方で書いた想定です。

renshu/会議 というフォルダを作って、練習用の議事メモを3つ作って。ファイル名は `議事メモ_1.txt` から `議事メモ_3.txt`。別々の人が、別々の書き方で書いた想定にして。日付の書き方も、人によって変えて。内容は架空の社内会議で、実在の人や会社の名前は入れないで

AIが何かをする前に確認してきたら、何をしようとしているかを1行読みます。よければ許可します。分からなければ「それは何のため？」と聞きます。

できたら、3つを開いて読みます。箇条書きの人、文章で書く人、日付が「10/3」の人、「10月3日」の人。バラバラなのが、狙いどおりです。

1つずつ、同じ言葉で頼みます。

renshu/会議/議事メモ_1.txt を整理して

2つ目、3つ目も、ファイル名だけ変えて頼みます。返ってきた3つを並べます。見出しの名前、並び順、担当者の書き方が、揃っていないはずです。

頼み方は同じなのに、出来が違う。原因は、頼み方に「どんな形で」が書かれていないことです。AIは、毎回その場で形を決めています。

こういう仕事は、やり方を一度決めて、名前を付けておくと楽になります。このまとまりを、この本では手順書と呼びます。

手順書は、前の回の「いつもの約束」とは役割が違います。約束は、どの仕事でも毎回読まれる決まりです。手順書は、その仕事をするときに呼ばれる、やり方のまとまりです。

手順書にする仕事は、次の3つで選びます。

手順書にする仕事の選び方

繰り返すか

週に1回以上ある。議事メモの整理は、会議のたびにある

毎回同じ形で欲しいか

決まったこと、担当、期限の3つに分けたい

うまくいった形を、自分で言えるか

整理された議事メモを見て、「これでよい」と言える

3つとも「はい」なら、手順書に向いています。1つでも「いいえ」なら、まだ早いです。特に3つ目は大事で、自分に「よい形」が見えていない仕事は、AIにも手順にできません。

毎回違う仕事ではなく、毎回同じ形で欲しい仕事を、手順書にする。

注意

選ぶ前に、「来月も同じ形で欲しいか」を考えましょう

一度きりの調べものや、毎回やり方が変わる相談は、手順書にしないほうが楽です。「来月も同じ形で欲しいか」を考えて、Yesの仕事を選びます。

1. 次のうち、手順書にするのにいちばん向いている仕事はどれですか？

議事メモの整理は、3つともそろいました。選んだ仕事を、手順書にする準備ができています。

次は、うまくいった進め方を、AIにまとめさせてみよう。うまくいった進め方を、手順書にまとめさせる