研修を1回回す

ここまでの5回で、教え方の入り口、教える相手の説明書、演習の設計、評価の組み立てを扱ってきました。今回は、それらを組み合わせて、研修を実際に1回最後まで回す流れを見ていきます。

研修を4段階で組み立てる

4段階のうち、時間を最も多く使うべきは演習です。説明を丁寧にしすぎて演習の時間を削ってしまうのは、研修でよく起きる失敗です。

説明は短く、演習を厚く

研修時間が限られているとき、つい説明を丁寧にしたくなります。しかし、AIの使い方は聞くより試すほうが早く身につきます。説明は目的とやり方の要点だけに絞り、残りの時間は演習に回すほうが、研修後に実際に使ってもらえる確率が上がります。

進行中に起きやすいつまずき

研修を進行していると、いくつか決まったつまずきが起きます。事前に想定しておくと、当日慌てずに対処できます。

持ち帰る1つの約束で締める

研修の最後は、感想を聞いて終わるのではなく、参加者が実際に試すことを1つだけ決めてもらう時間で締めます。多くを約束させるより、1つに絞るほうが実行に移されやすくなります。

約束の書かせ方

ただ「何か試してみてください」とだけ伝えても、約束は具体性を欠いたまま終わります。研修の最後の数分は、次の3点を埋める形で書かせます。

• 何を試すか(自分の業務の中の、具体的な1つの場面)
• いつまでに試すか(来週の会議までに、など期限を区切る)
• うまくいったかをどう判断するか(かかる時間が半分になったら成功、など)

付箋でも、共有のフォームでも構いません。その場で回収できる形にしておくことが大事です。頭の中で「やってみよう」と思っただけの約束は、翌日には忘れられます。

その後の追いかけ方

研修が終わった時点で放置せず、書いた本人に短く追いかける仕組みを作っておくと、実行される割合が上がります。

たとえば、研修の1週間後に「先週書いた約束、試してみましたか」という短いメッセージを、チャットやメールで一斉に送るだけで十分です。返信を強制する必要はなく、思い出すきっかけを与えることが目的です。返信があった人には、うまくいった点をひとこと聞き返し、次の研修で使える実例として蓄えていきます。

月1回の社内勉強会のように継続的な場があるなら、次回の冒頭5分を「先月の約束、どうなりましたか」という共有の時間にあてる方法もあります。追いかける仕組みがあることを研修の最後に伝えておくと、参加者は約束をあいまいなままにせず、実行可能な形で書くようになります。

一度きりの研修で、この先追いかける場がない場合でも、本人のカレンダーに「約束を試す日」の予定を自分で入れてもらうだけで、忘れられる確率は下がります。追いかけの手段がないことを理由に、この段階を省略しないでください。

やってみよう

演習1：研修の時間配分を設計する

自分が次に開く(または想定する)研修の時間を、準備・進行・演習・持ち帰る約束の4段階に配分してみてください。演習にどれだけ時間を割けるかを先に決め、残りを進行の説明に回す順番で考えると配分しやすくなります。

演習2：追いかけの一文を書く

研修の1週間後に送る、約束を思い出させる一文を実際に書いてみてください。返信を強制しない、短く、読んですぐ意味が分かる文にすることを意識してください。

今日のまとめ

3行で振り返ります。

• 研修は準備・進行・演習・持ち帰る約束の4段階で組み立て、時間は演習に厚く配分する
• 経験差や時間切れなど、進行中に起きやすいつまずきは事前に対処を決めておく
• 研修の最後は、感想でなく、実際に試す1つの約束を書かせて締める

次のレッスンでは、ここまでの設計をふまえて、自分の分野で何が変わるかを考えます。