進捗報告を下書きする

毎週、チームの状況をまとめて報告している人は多いはずです。誰が何を担当していて、どこまで進み、何が止まっているか。Slackのやり取りやタスク管理ツールを見比べながら、報告用の文章を一から書き起こす作業は、地味に時間がかかります。

このレシピでは、手元にある週のメモやチャットの抜粋、タスク表をClaudeに渡し、担当者ごとの状況をまとめた表と、上司に見せる短い要約を一度に下書きしてもらう頼み方を紹介します。

1. 頼み方

そのまま使えるプロンプトです。〔 〕の部分を自分の状況に置き換え、手元にあるメモやチャットの抜粋、タスク表を、この後に続けて貼り付けてください。すべてがそろっていなくても、貼れるものだけで始められます。

以下は〔チーム名またはプロジェクト名〕の今週のメモとタスク表です。

これをもとに、担当者ごとの状況を次の4項目で表にまとめてください。

担当者／状況（進行中・完了・停滞のいずれか一言）／止まっている点（なければ「特になし」と書く）／次の一手

次の2点を必ず守ってください。
1. メモに記載がない項目は、推測で埋めずに「記録なし」と書く
2. 表の下に、上司に送る3行の要約も添える

〔ここに今週のメモを貼る〕

〔ここにタスク表やチャットの抜粋を貼る〕

2. 渡すもの

このレシピに渡すのは、次のようなものです。

• 今週分の作業メモや日報
• 進捗に関わるチャットのやり取り（画面のコピーでなく、文字起こしで十分です）
• タスク管理ツールから書き出したタスク表（CSVやスプレッドシートのコピーで足ります）

コネクタでGoogle DriveやGmail、Slackをつないでいる人は、貼り付ける代わりに「〔プロジェクト名〕のSlackチャンネルと、Driveのタスク表を見て」と頼む形でも進められます。つないでいない人は、ファイル添付かチャットへの直接貼り付けで渡してください。

社外秘の数字や、担当者個人を評価するような文言は渡さないでください。 進捗報告に必要なのは状況と次の一手であって、人物評価ではありません。取引先名や未発表の金額が含まれる資料は、渡す前に該当箇所を伏せます。

3. 返ってくるもの

戻ってくるのは、担当者ごとの状況表と、その下に続く3行の要約です。架空の例で示すと、次のような形になります。

上司向けの3行要約（架空の例）:

1. 全体は計画どおり進行中。
2. 田中さんの担当分野に停滞の兆候があるが、原因の記録がなく本人確認が必要。
3. 来週中に一次ドラフトが出そろう見込み。

これはあくまで架空の例です。実際の出力は、渡したメモやタスク表の中身に応じて変わります。

4. 続けて頼むこと

表ができたら、同じ会話のまま続けて頼めることが2つあります。

「停滞」に分類した項目について、いつから止まっているか、
これまでに何を試したかを、渡した資料の中から拾って教えて。
資料に記載がなければ、その旨もそのまま書いて。

この表を、経営会議で使う1枚に作り直して。見るのは数字と
意思決定に関わる点だけでよく、担当者名は役割名や部署名に
置き換えて。

停滞の経緯を集めるのは、原因を後づけで説明できるようにするためです。経営層向けの1枚は、担当者個人の名前を出さずに、判断材料だけを残す形に作り替えます。

5. うまくいかないとき

記録がない項目は、埋めさせない

AIは頼まれると、空欄を埋めようとします。メモに書かれていない担当者の状況を、周辺の文脈から推測して「順調です」のように書いてしまうことがあります。プロンプトに「記録がなければ記録なしと書く」と明記しても、出力を見て空欄や曖昧な言い回しが埋まっていないか、渡した元の資料と照らして確認してください。

数字の転記は自分で確かめる

タスクの件数や完了率など、表に出てくる数字は、元のタスク表と1件ずつ照合します。**Claudeは渡した資料の範囲でしか答えられません。**元の資料自体に古い数字や入力ミスがあれば、その誤りごと表に反映されます。上司に送る前の数字は、自分の目で確かめておきます。

社外秘の扱いを決めてから渡す

コネクタ経由で読みに行かせる場合、Claudeが実際に開くのはつないだ範囲のフォルダやチャンネルの中身です。社外秘の情報や個人が特定できる内容を含む場所をつなぐ前に、渡してよい範囲かどうかを確認してください。判断に迷う場合は、まず該当箇所を伏せた上で試します。

機能を学ぶ