新しく来る人の受け入れガイドを作る

新しく人が来るたびに、受け入れ担当は同じ作業を一から思い出しながら準備します。前回誰かに配ったはずの資料を探し、今も内容が合っているか確かめ、今回の相手向けに書き直す。この一連の下ごしらえに、案外まとまった時間を取られます。

このレシピでは、部署名と手元の社内資料を渡すだけで、受け入れガイドのたたき台を一気に作らせます。真っ白なところから書き始めるのではなく、直しながら仕上げる進め方に変えます。

1. 頼み方

添付した社内資料を土台にしてもらうよう、そのまま送れる形にしてあります。〔 〕の部分は自分の職場に置き換えてください。

新しく〔部署名〕に配属される〔役職・雇用形態、例: 新卒の事務スタッフ〕の
受け入れガイドを作ってください。添付した社内資料を参考にしつつ、
次の3つをまとめてください。
1. 初日から1か月の予定(週ごとの目安)
2. 分からないときに誰に何を聞けばいいかの一覧
3. 最初の週によく使う道具・システムの一覧
Word文書として出力してください。

「受け入れ資料を作って」とだけ頼むより、欲しい3項目を先に指定したほうが、抜け漏れの少ないたたき台になります。Word文書としての出力を頼んでいるので、そのままダウンロードして手直しできます。

Word文書が出てこず、会話の中に文章だけが返ってくる場合は、ファイル作成の機能がまだオンになっていないことが考えられます。無料・Pro・Maxプランでは、設定の「Capabilities」から「コード実行とファイル作成」を手動でオンにする必要があります。設定の場所や、公開・共有時の注意点はアーティファクト:会話から使えるものを作るで扱っています。

2. 渡すもの

既存の受け入れマニュアルや組織図、よくある質問集があれば、テキストとして添付してください。入社時研修のスケジュール表や、社内チャットツールの招待手順が残っていれば、それも判断材料になります。手元に何もなくても、部署名と役職だけで大まかな骨組みは作れます。

同じ部署の受け入れを何度も担当するなら、プロジェクトにその部署専用のフォルダを作り、組織図や手順書をまとめて入れておくと便利です。次の受け入れのときも、同じ資料から続けられます。

渡してはいけないものもあります。**新しく来る本人の氏名・住所・生年月日・給与といった個人情報は、たたき台の段階では書き込まないでください。**名前や配属日は、ガイドが仕上がったあとに自分の手で入れます。

3. 返ってくるもの

3つの項目に沿って、週ごとの箇条書きで返ってきます。以下は架空の例です。実在の企業のものではありません。

• 初日: オリエンテーション、PCとメールのセットアップ、部署のメンバー紹介
• 1週目: 主要システムへのログインと基本操作、先輩社員への同行
• 2〜4週目: 担当業務を少しずつ単独で対応、月末に振り返り面談
• 誰に何を聞くか: 経費精算は総務担当、PCトラブルは情報システム担当、といった窓口の一覧
• よく使う道具: 勤怠システム、社内チャット、共有ドライブへのアクセス手順

Word文書として出てきた場合は、見出しと箇条書きの形がそのまま整っているので、細部を直すだけで配布できる状態になっています。ただし、これはあくまでたたき台です。窓口の担当者名や使うシステムの名前が、今の実態と合っているかを配る前に必ず自分の目で確認してください。

4. 続けて頼むこと

ガイドができたら、同じ会話に続けてもう一手仕上げます。

このガイドをもとに、〔別の職種、例: 営業職〕向けの差分版を作ってください。
共通する部分はそのまま残し、業務内容が違う部分だけ書き換えてください。

部署は同じでも職種が違うと、初日の流れや使う道具が変わります。共通部分を土台にした差分版なら、毎回すべて書き直す必要がありません。

このガイドの内容から、最初の1週間が終わったときに答えられるか確認する
簡単なテストを5問作ってください。答えと、なぜその答えなのかも添えてください。

確認テストがあると、受け入れ担当が毎回口頭で同じことを聞き直す手間が減ります。

5. うまくいかないとき

古い社内資料が混ざる

添付した資料に、廃止された制度や異動した担当者の名前がそのまま残っていることがあります。出てきた内容は、今も有効かどうかを配ってしまう前に確認してください。特に窓口の担当者名は変わりやすい部分です。

個人情報が入り込む

たたき台の段階で新しく来る人の実名や配属日を書き込むと、以後のやり取りにその情報が残り続けます。名前や日付は空欄のまま進め、最後に自分の手で入れてください。

職場ごとの違いを埋め込めていない

本社と支店で手続きが違う、部署によって使うシステムが違う、といった差はClaudeには分かりません。共通する骨組みをまず作り、職場固有の部分はあとから自分で書き足す前提で使ってください。リモート勤務者を迎える場合は特に注意が必要です。出社を前提にした初日の流れ(座席案内、名刺交換など)がそのまま残っていないか、オンライン参加者にも当てはまる手順に直っているかを確認してください。一度作った差分は、次回また使えるように残しておくと、部署が増えても一から作り直さずに済みます。

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