会議メモから決定事項と宿題を抜き出す

会議が終わるたびに、誰が何を決めて、誰が何をいつまでにやるのか、議事録係が自分の手でまとめ直している職場は多いはずです。決定事項と、まだ決まっていない話が地続きに記録されていると、あとで読み返す人ほど困ります。

Claudeに文字起こしや手書きメモをそのまま渡すと、決定事項・宿題・持ち越しの論点の3つに仕分けたうえで、参加者に共有する文章まで一緒に作ってくれます。会議が終わった直後、内容が頭に残っているうちに数分で済む作業です。定例会議に限らず、単発の打ち合わせや意思決定を伴う会議にも同じように使えます。

1. 頼み方

会議が終わったら、文字起こしか手書きメモをそのまま渡して、次のように頼みます。

次の会議の文字起こし（または手書きメモの写真）を読んで、
①決定事項 ②宿題（担当者と期限） ③持ち越しの論点
の3つに分けて整理してください。
そのあと、参加者にそのまま送れる短い共有文も1つ作ってください。

〔ここに文字起こしを貼り付ける。または画像を添付する〕

一度にすべて指定しておくと、あとから聞き直す手間が減ります。「3区分に分ける」と最初に指定することが、このレシピの要です。区分を指定せずに頼むと、決定事項と提案がひとまとまりの文章で返ってきて、あとから仕分け直す手間が増えます。最初に型を渡しておけば、会議のたびに同じ形式で仕上がるので、後で見比べやすくなります。

2. 渡すもの

渡すものは2種類あります。

• Zoom・Teamsなどの自動文字起こしをコピーしたテキスト、またはそのままアップロードしたファイル
• 手書きメモをスマホのカメラで撮った写真

手書きメモを写真で渡すときは、影で文字が隠れないよう、明るい場所で正面から撮ると読み取りの精度が上がります。

毎週・隔週で開いている定例会議なら、プロジェクトを1つ作って、その会議専用の置き場にしておくと便利です。過去の議事録がまとまっていれば、あとで「前回の宿題」と照らし合わせる作業がそのまま頼めます。

3. 返ってくるもの

3区分に仕分けられた箇条書きと、共有文が返ってきます。架空の例で示すとこうなります。

決定事項

• 次回のキャンペーン開始日を10月20日にする

宿題

• 田中さん: 案内文の初稿を10/5までに作成
• 佐藤さん: 費用の見積もりを10/8までに共有

持ち越しの論点

• 追加予算を申請するかどうかは次回に判断する

共有文は「本日はありがとうございました。決定事項は〜、宿題は〜、次回までに〜を検討します」という短い一文になります。そのままチャットに貼って参加者へ送れる形です。社内向けとお客様向けで言葉遣いを変えたいときは、「もう少し丁寧な言葉遣いにしてください」と伝えるだけで直ります。

4. 続けて頼むこと

同じ会話に、続けてこう頼めます。

前回の議事録と照らして、宿題がどこまで終わっているか、
終わっていないものは何かを整理してください。

今日の持ち越しの論点をもとに、次回の会議で話すべき議題を
3つ、優先順位をつけて提案してください。

前回の記録がプロジェクトに入っていれば、この2つはそのまま通ります。入っていなければ、前回分の文字起こしか議事録を一緒に渡せば同じことができます。次回の議題案は3つの候補で返ってくるので、必要な項目だけを会議の招集メールにそのまま転記できます。

5. うまくいかないとき

発言者を取り違える

複数人の声が入り交じる文字起こしでは、誰の発言かをClaudeが取り違えることがあります。文字起こしの時点で発言者名や役職が入っていると精度が上がるので、可能なら「田中:」のような発言者ラベルを残したまま渡します。特に声が似た参加者がいる会議ほど起こりやすいので、重要な決定ほど発言者を確認する習慣をつけておくと安心です。

決まっていないことを決定扱いにする

会議中の「〜でいこうと思います」のような、まだ確定していない言い回しを、決定事項として拾ってしまうことがあります。仕分けた直後の3区分は必ず人が読み、あやしい項目は持ち越しの論点に移すのが安全です。言い回しの傾向はある程度パターン化できます。

語尾が言い切りか、持ち帰り前提かで見分けられることが多いので、迷ったら発言そのものを読み返してから仕分けを直します。

個人情報を削り切れないとき

自動文字起こしは発言をすべてそのまま拾うため、関係ない部分を見落とすことがあります。2節の見直しだけでは削り切れない自信がないときは、文字起こしをそのまま渡さず、決定事項・宿題に関わりそうな発言だけを自分で抜き出した要約に置き換えてから渡す方法もあります。

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