長い資料を判断用の1枚にまとめる

何十ページもある提案書や調査報告書を渡され、会議までに「結局、何を決めればよくて、どの案がいいのか」を1枚にまとめて出さないといけない。そういう仕事は、資料を1枚にまとめる作業そのものより、まとめる前に全部読み込む時間のほうが長くなりがちです。斜め読みで済ませると、肝心の注記や例外条件を見落として、会議で突かれることになります。

ここでは、Claudeに資料そのものを読ませて、判断に使える1枚をページ番号つきで作らせる頼み方を紹介します。ゴールは「代わりに決めてもらう」ことではなく、決めるために必要な材料を、原文に戻れる形で早く並べることです。

1. 頼み方

そのまま使えるプロンプトです。〔 〕の中を自分の場面に置き換えてください。

添付した資料を読んで、〔役員会議 / 部内の定例会議〕で
判断してもらうための1枚にまとめてください。

含めてほしい項目は次の3つです。
1. 論点:何を決める必要があるか
2. 選択肢:考えられる案と、それぞれの特徴
3. リスク:各案を選んだ場合に起こりうること

それぞれの項目には、根拠にした資料のページ番号を付けてください。
読み手は〔役職・立場、例:事業部長〕です。専門用語は
必要な範囲だけ残し、それ以外は言い換えてください。
分量はA4一枚に収まる程度にしてください。

読み手を具体的に書くほど、まとめ方の粒度が変わります。 「経営層」とだけ書くより「〇〇部長、来週の予算会議で使う」まで書いたほうが、絞り込みの精度は上がります。

2. 渡すもの

資料のファイルを、そのままチャットに添付します。PDF・Word・テキストなど、開ける形式であれば読み込めます。1回の会話で添付できる分量には上限があります(2026年9月時点。正確な数字はClaudeのサポートページで確認してください)。資料が複数ファイルにまたがる、あるいは同じ資料に何度も質問し直す予定があるなら、プロジェクトにまとめて入れておくと、毎回添付し直さずに済みます。

**資料の中に氏名・連絡先など特定できる個人情報や、社外に出せない機密の数字が含まれていないかは、添付する前に確認してください。**取引先名や金額をぼかして渡す、該当ページだけ切り出して渡すといった対応で足りることも多いです。会社によっては、どの情報をAIに渡してよいかの社内ルールがすでに決まっています。契約しているプランがTeamやEnterpriseなら、この種の設定を管理者があらかじめ組織単位で決めていることもあるので、迷ったら自分で判断せずに先に確認してください。

3. 返ってくるもの

出力は、論点・選択肢・リスクの3つの見出しに分かれた1枚のテキストで返ってきます。この3分割は特別な作法ではなく、会議で判断を求めるときにほぼ必ず聞かれる問いをそのまま見出しにしただけです。以下は架空の例です。

論点: 来期の配送委託を、現行の1社体制から2社体制に
      切り替えるか(p.4)

選択肢:
- 案A 契約継続。追加コストなし、繁忙期の遅延リスクは残る(p.9)
- 案B 2社体制へ切り替え。追加費用が発生するが、
     繁忙期の遅延リスクは下がる(p.15)

リスク:
- 案Bを選んだ場合、切り替え作業中に一時的な混乱が
  起こりうる(p.18)

長い資料ほど、Claudeは要点を絞り込むために内容を圧縮します。圧縮そのものは狙いどおりですが、圧縮の過程で数字や条件が変わってしまうことがあります。数字は原文と必ず照合してください。 照合の仕方は次の節で扱います。

4. 続けて頼むこと

1枚にまとまった後も、同じ添付ファイルを開いたまま続けて頼めます。もう一度資料を貼り直す必要はありません。視点を変えて頼むと、1本の資料から使い道が広がります。

この提案に反対する立場だったら、同じ資料のどこを
突きますか。同じ1枚の形式で、反対意見のバージョンを
作ってください。

同じ内容を、現場の担当者向けに書き直してください。
専門用語はそのままで構いません。経営層向けの版より、
実務で確認すべき手順を厚めにしてください。

同じ資料から、賛成・反対の両方の材料と、役職ごとに読む深さの違う版を作れます。会議の前に両方読んでおくと、質疑で聞かれそうな点に自分で先に気づけます。反対版を見て「ここは弱い」と分かった論点は、本番の1枚のほうにも一言補っておくと安心です。

5. うまくいかないとき

数字が丸まって出てくる

要約の過程で、細かい数字が四捨五入されたり、単位や年度が抜け落ちたりすることがあります。「約」「概ね」といった言葉に置き換えられていることもあります。金額や割合など判断に直結する数字は、返ってきた1枚だけを信じず、必ず原文の該当ページと照合してください。数字が一致しなければ、「p.〇〇の数字と合っているか、もう一度確認して」と聞き返せば直ります。

読み手を指定しないと総花的になる

「1枚にまとめて」とだけ頼むと、内容が全部同じ重みで並んだ、当たり障りのない文章になりがちです。誰にとっても無難な文章は、誰の判断も後押ししません。

読み手の役職と、その人が何を決めるのかを一文添えるだけで、何を厚く書き何を削るかの絞り込み方がはっきり変わります。

ページ番号がずれていることがある

ページ番号は、Claudeが資料の構成から推測して付けている場合があり、実際のページとずれることがあります。特に判断の根拠になる箇所は、示されたページを実際に開いて、書かれている内容と一致するか確認してから使ってください。ずれが多いようなら、「各項目の後ろに、根拠にした文の見出しも添えて」と頼むと、照合の手がかりが増えます。

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