院内マニュアルを改訂して周知する

病棟や外来のマニュアルは、手順や様式が変わるたびに改訂が必要になります。どこがどう変わったかを一覧できる形にまとめ、本文を書き直し、職員に知らせる。変更点そのものはすでに決まっているのに、この一連の書類仕事だけで半日かかることがあります。

このレシピでは、改訂前のマニュアルと、変更点をまとめたメモの2つを添付するだけで、新旧対照表、変更点を反映した改訂版の本文、職員向けの周知文までのたたき台を一度に作らせます。

1. 頼み方

旧マニュアルと変更点メモの両方を添付したうえで、次のプロンプトを送ってください。〔 〕の中は自分の場面に置き換えます。

添付した2つのファイルは、〔マニュアル名、例:病棟の物品点検マニュアル〕の
改訂前の本文と、今回の変更点をまとめたメモです。

次の3つを作ってください。
1. 新旧対照表(旧の記述・新の記述・変更の要旨の3列)
2. 変更点メモの内容を反映した改訂版の本文全体
3. 職員向けの周知文(何がいつから変わるか、変更の理由、
問い合わせ先〔担当部署名、例:看護部〕を含む)

変更点メモに書かれていない箇所は、旧のまま変更しないでください。
変更点メモに無い新しい手順や判断を書き加えないでください。

「読みやすく整えて」とだけ頼むと、変更点メモに無い言い回しまで書き換えられたり、無いはずの手順が足されたりすることがあります。変更点メモにある箇所だけを直すよう、指示に明記しておくのがこのレシピの要です。

2. 渡すもの

添付するのは、改訂前のマニュアル本文と、担当部署・委員会の承認を経た変更点メモの2つです。同じマニュアルを年に何度も改訂するなら、プロジェクトに専用のフォルダを作り、最新版のマニュアルと過去の改訂履歴をまとめて入れておくと、次の改訂でも同じ文脈から続けられます。

渡してはいけないものもあります。患者の氏名・ID・生年月日・所見が書き込まれた記録や、職員個人を特定できる情報(氏名入りの勤務表、個人の評価コメントなど)は、たとえマニュアルの参考資料であっても添付しないでください。マニュアルの改訂に必要なのは手順と様式の記述であって、個人の情報ではありません。

3. 返ってくるもの

新旧対照表、改訂版の本文、職員向けの周知文の3つが返ってきます。以下は架空の例です。実在するマニュアルではありません。

この対照表と改訂版は、変更点メモに書かれた内容を整った形にしたものです。 手順の中身そのものが適切かどうかをClaudeが判断したわけではありません。次の節の注意点を踏まえて、担当者の目で最終確認をしてから配布してください。

4. 続けて頼むこと

改訂版と周知文ができたら、同じ会話に続けてもう二手仕上げます。

この改訂版マニュアルの内容が伝わっているか確認する小テストを、
5問の四択で作ってください。今回の変更点を優先して問う内容にし、
各問題に正解と簡単な解説をつけてください。

この周知文をもとに、休憩室の掲示板に貼れるA4一枚の要約を
作ってください。変更点だけを3行以内で示し、詳しくは
改訂版マニュアル本体を見るよう案内する形にしてください。

確認テストは、周知が実際に読まれ理解されたかを測る簡単な手段になります。掲示用の要約は、周知文をそのまま貼るより短く、立ち止まって読んでもらいやすくなります。

5. うまくいかないとき

患者情報・職員の個人情報が紛れ込む

変更点メモや過去の改訂履歴に、具体的な患者のやり取りや、特定の職員の氏名を含む記述が残っていることがあります。添付する前にメモの中身を一度見直し、個人が特定できる記述を仮の表記に置き換えてください。

手順の中身の是非を、この会話に判断させてしまう

このレシピが作るのは、承認済みの変更点を整った形にする作業です。臨床手順の内容そのものが妥当かどうかは、担当部署・委員会の承認を経て決まることであり、この会話に判断させることではありません。改訂版に、変更点メモに無い手順の追加や、診療の進め方についての推奨が紛れ込んでいないか、配布前に必ず確認してください。

版を取り違える

改訂は一度で終わらず、案が何度も行き来することがあります。添付したマニュアルが本当に最新の改訂前版か、変更点メモが最終承認された版かを、ファイル名と日付で確認してから頼んでください。配布直前にも、改訂版の本文が最終承認された変更点メモと一致しているかを、もう一度見比べてから周知してください。

機能を学ぶ